Metodele tradiționale de programare și gestionare a turelor sunt adesea manuale și greoaie, ceea ce duce la ineficiență și la creșterea costurilor. Recunoscând această provocare, shiftin a apărut ca o soluție completă pentru programarea eficientă a angajaților, gestionarea turelor și optimizarea forței de muncă în industria de retail.
Planificarea simplificată a turelor
Cu shiftin, managerii de magazine pot crea cu ușurință ture adaptate la cerințele lor specifice, luând în considerare factori precum orele de vârf, tendințele vânzărilor și nevoile operaționale. Interfața intuitivă a aplicației permite atribuirea de roluri și intervale orare, asigurând un volum de muncă echilibrat, respectând în același timp legislația muncii.
Conformitatea cu legislația muncii
shiftin automatizează generarea foilor de pontaj, asigurând o evidență precisă a orelor și a programului angajaților. Această funcționalitate nu numai că reduce riscul amenzilor de neconformitate, dar ușurează și volumul de lucru manual al specialiștilor în resurse umane, permițându-le să se concentreze pe sarcini mai strategice.
shiftin revoluționează managementul turelor în industria de retail, oferind o platformă integrată care eficientizează programarea, îmbunătățește comunicarea și asigură conformitatea cu legislația muncii. Interfața sa prietenoasă și funcțiile sale robuste aduc beneficii atât managerilor, cât și angajaților, ceea ce duce la o eficiență sporită, la reducerea sarcinilor administrative și, în cele din urmă, la angajați mai fericiți.
Cu shiftin, comercianții din retail pot trece cu încredere peste orice provocare, știind că dispun de o soluție fiabilă pentru a optimiza gestionarea forței de muncă și pentru a conduce la succes în peisajul competitiv al pieței actuale.
Industria de Retail întâmpină mari provocări în contextul social și economic din ultimii ani. Comportamentul clienților s-a schimbat – sunt mai precauți când își cheltuie banii sau și-au limitat vizitele în magazinele fizice în favoarea comerțului online. Competiția pe piața de Retail este din ce în ce mai mare, iar una dintre cele mai bune oportunități de diferențiere este eficientizarea costurilor și, mai ales, a optimizării costurilor orelor lucrate de către angajați.
Optimizarea orelor lucrate nu înseamnă întotdeauna reducerea capacității forței de muncă, așa cum este adesea înțeles, ci mai degrabă redistribuirea acestora, astfel încât acestea să fie aliniate cu traficul clienților, pentru a fi cât mai profitabile posibil.
Pentru managerii de echipe din industria de Retail, provocările sunt și mai mari, pentru că trebuie să satisfacă mai multe aspecte, precum fluctuația imprevizibilă a traficului de clienți și a vânzărilor, cerințele zilnice din ce în ce mai exigente ale angajaților, retenția acestora, susținerea creșterii business-ului, controlul asupra cheltuielilor, evitarea conflictelor legate de planificarea personalului dar și timpul acordat lunar procesului de planificare. Și mai ales, toate aceste aspecte trebuie sa fie bine încadrate de respectarea legislației muncii.
Iată câteva bune practici pe care le puteți implementa imediat pentru a optimiza planificarea timpului lucrat pentru angajați:
Un astfel de software vă poate digitaliza și ulterior optimiza procesul de planificare. Alegeți unul care vă permite să integrați toate procesele, de la administrarea resurselor umane, la planificare, prezență, pontaj și salarizare. Informația va circula trasabil și automat, efortul depus în fiecare dintre aceste etape va fi optimizat la maximum pentru echipele de Resurse umane.
2) Planificați turele de lucru pornind de la previziunile de vânzări sau traficul de clienți așteptat
Fie că folosiți șabloane create conform curbei de business din cursul zilei sau direct obiectivele de business pentru perioada pe care doriți să o planificați, un algoritm inteligent al unui software de planificare , vă poate propune structura de ture de lucru optime adaptate afacerii, care să elimine problemele care pot apărea în programarea turelor de lucru ale angajaților. În câteva secunde, la un click distanță. Astfel, veți avea o bună viziune globală asupra capacităților necesare în raport cu ambiția de business. Totodată, veți lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la echipele supra-structurate sau deficitare.
3) Planificările cu timp flexibil au un impact pozitiv asupra mai multor aspecte importante ale business-ului
Timpul de lucru flexibil este benefic din mai multe perspective:
Vă poate susține o mai bună disponibilitate în momentele cheie din zi sau din lună, precum vârfurile de trafic de clienți sau umplerea rafturilor cu produse în concordanță cu volumele livrate.
Va susține reducerea absenteismului, pentru că timpul de lucru poate fi stabilit împreună cu angajatul în funcție de prioritățile din viața personală
Va fi un bun diferențiator pentru recrutarea unor profiluri variate si diversificate
Va crește angajamentul și satisfacția angajaților
4) Țineți sub control orele suplimentare ale angajaților, folosind o structură variată de norme
Având în structura echipelor, profiluri cu timp parțial și angajați full-time, puteți gestiona mult mai rapid și dinamic acoperirea turelor de lucru pe vârfuri de trafic sau activitate. Orele planificate în turele fixe pentru angajații full-time pot fi de multe ori neproductive.
5) Agreați împreună cu angajații dacă orele lucrate pot fi utilizate pentru polivalență sau pentru a acoperi turele descoperite în alte locații sau departamente.
Angajații pot fi interesați de mobilitate și flexibilitate, atunci când viața personală le permite. Adesea, optimizarea distribuirii orelor lucrate înseamnă refolosirea acestora la locul potrivit și în momentul potrivit. Acest lucru poate însemna și faptul că un angajat dintr-un magazin ar putea fi disponibil și interesat să lucreze punctual și în alt magazin care îi este mai aproape de casă, sau de școala copilului. Puteți folosi și elemente de recompensă pentru angajații care efectuează turele descoperite dificile. Cu siguranță, costurile vor fi mult optimizate iar angajații își pot rotunji veniturile cât și când decid ei. Un software de planificare inteligent vă poate oferi cele mai bune sugestii de persoane eligibile și disponibile, iar angajații își pot oferi disponibilitatea în timp real, folosind aplicația de mobil.
6) Utilizați planificări cu șabloane ciclice conform unui model prestabilit
Angajații voștri vor aprecia predictibilitatea timpului lor de lucru și atâta timp cât aceștia au fost consultați în elaborarea lui, munca lunară de planificare va scădea fundamental, ajutându-vă să refolosiți timpul în scopuri comerciale, de exemplu.
7) Consultați-vă angajații în privința preferințelor și disponibilității lor de a lucra
În piața muncii de astăzi, angajații au posibilitatea de a alege între mai multe opțiuni. Și vor alege jobul care le aduce cea mai mare satisfacție. Aceasta poate însemna considerație, calitatea vieții, venituri variabile, posibilitatea de a decide cât și când lucrează. În fond, planificarea timpului de lucru al angajaților poate fi cea mai bună pârghie către satisfacția la locul de muncă. Iar calitatea vieții înseamnă și control asupra echilibrului viață personală și muncă.
Cum vă putem ajuta noi?
Vă punem la dispoziție:
O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să vă acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.
Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizați, care să vă ajute să digitalizați și să automatizați procesul de planificare al angajaților, pentru a vă susține performanța în business.
Despre autor:
Alina Raicu-Vitan
Product Owner shiftin, cu expertiza în Excelența Operațională în Operațiuni și Resurse Umane, Change Management și Strategie de Planificare
Situația actuală de pe piața muncii pune o presiune majoră pe mediul de business în ceea ce privește structurile optime de angajați aduse în fața nevoilor din ce în ce mai exigente ale clienților. Se observă o discrepanță între numărul de profesioniști cerut de piață și viteza cu care aceștia pot fi atrași de companii. De cele mai multe ori, companiile încearcă să facă foarte multe lucruri deodată alocând timp puțin și investiții minore . Prinse în această dinamică, de cele mai multe ori, companiile ajung să planifice structurile existente de angajați cu o inerție dată de obișnuință sau de cutume care nu mai țin pasul cu viața dinamică a omului modern. Nu de puține ori am auzit, în ultima vreme, sintagma “planificarea pontajului”, pentru că planificarea angajaților a devenit un proces repetitiv, sec, pur operațional. Practic, strategia este condusă de situația existentă și nu de nevoia reală de business.
Planificarea strategică a forței de muncă reprezintă, de fapt, analiza datelor istorice și luarea celei mai bune decizii pentru momentul actual și pentru viitor. Vă ajută să aveți vizibilitate asupra a ceea ce urmează și să concluzionați dacă ceea ce aveți în acest moment este suficient sau prea mult pentru nevoia de mâine.
Dacă faceți planificarea angajaților dumneavoastră fără a porni de la o analiză de capacitate optimă în relație cu nevoia de business, sunt șanse mari să observați că toate costurile cu personalul vor afecta major, în sens negativ, rentabilitatea afacerii pe care o gestionați.
Planificarea strategică a angajaților
O definiție simplă a planificării strategice ar fi: persoana potrivită este planificată la momentul potrivit și desfășoară activitatea potrivită.
Spre deosebire de planificarea operațională, care este mereu pe termen scurt, ineficientă, impune decizii spontane, luate în situații critice, cu costuri ridicate, planificarea strategică a angajaților oferă companiilor viziune pe termen lung și un plan structurat, eficient din punct de vedere al costurilor, bazat pe calcule matematice.
Planificarea strategică a angajaților vă ajută la corelarea comportamentului și a nevoilor clienților cu capacitatea de personal. Odată cu aceasta, în relație cu structura de personal a companiei dumneavoastră, veți știi:
dacă are prea mulți sau prea puțini angajați, în raport cu nevoia dată de predicția de business;
dacă structura de capabilități ale angajaților este în concordanță cu cele cerute de clienți;
dacă gradul de încărcare a personalului este unul optim, atât pentru a susține nevoia de business, cât și pentru a crea un cadrul de echilibru muncă-viață privată pentru acesta;
dacă o planificare cu timp flexibil ar putea fi o pistă de optimizare a distribuirii orelor plătite, dar și de creștere a angajamentului și satisfacției angajaților.
Pentru a demara o abordare strategică a planificării angajaților pentru compania dumneavoastră, va trebui să aveți în vedere următoarele acțiuni:
Aduceți în jurul subiectului actorii cu impact și afectați de acest demers: resurse umane, manageri operaționali, planificatori, payroll etc;
Definiți o strategie de planificare, adaptată afacerii dumneavoastră ;
Constatați care este procesul actual de planificare al angajaților;
Analizați structura capitalului de resurse umane al companiei;
Analizați comportamentul clienților și identificați obiectivele de business relevante pentru planificarea angajaților;
Accesați un instrument software de planificare al angajaților care să vă ajute să digitalizați, să automatizați și să auditați procesele de planificare, pentru un maxim de eficiență;
Aveți în minte un proces de management al schimbării, de îndată ce v-ați decis asupra unei noi abordări a procesului de planificare.
Dacă aveți ca obiectiv continuitatea și creșterea afacerii dumneavoastră, țineți cont de faptul că performanța este o consecință a unei bune planificări și nu un eveniment accidental.
Fără să abordați o planificare strategică:
Veți avea provocări în atingerea obiectivelor companiei;
Vă veți confrunta cu situații neplăcute de turnover, absenteism sau burnout;
Vor crește costurile provenite din orele lucrate suplimentar;
Va scădea productivitatea și nivelul de satisfacție al angajaților care lucrează sub presiune;
Veți suferi din cauza calității slabe a serviciului clienți sau a risipei de bunuri sau mărfuri.
Cum vă putem ajuta noi?
Vă punem la dispoziție:
O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să vă acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.
Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizați, care să vă ajute să digitalizați și să automatizați procesul de planificare al angajaților, care prezintă o serie de beneficii importante pentru a vă susține performanța în business.
Despre autor:
Alina Raicu-Vitan
Product Owner shiftin, cu expertiza în Excelența Operațională în Operațiuni și Resurse Umane, Change Management și Strategie de Planificare
România este ţara din Uniunea Europeană cu cel mai scăzut nivel al absenteismului la locul de muncă, înregistrând o rată de doar 2,5% în trimestrul al treilea al anului 2021. La polul opus, în Suedia, rata absenteismului este de 27,8%, în vreme ce media la nivelul Uniunii Europene este de 15%, potrivit datelor Eurostat.
Chiar dacă, prin comparaţie cu media europeană, românii absentează puţin, pentru companiile mari, cu peste 300 de angajaţi, acest lucru se traduce în pierderi de sute de mii de euro.
„În România, procesul de planificare a turelor de lucru este unul anevoios şi repetitiv. Managerii pot pierde chiar şi până la 10 ore pe săptămână gestionând programul de lucru al angajaţilor iar rezultatul, nu de puţine ori, este fie unul care afectează relaţiile dintre angajaţi, fie performanţa companiei. Mai mult decât atât, în cazul unei absenţe, întregul flux de lucru poate fi dat peste cap.
Pe parcursul unui an, în cazul unei companii cu 300 de angajaţi, absenteismul provoacă pierderi de peste 200.000 euro”, afirmă Mitu Morega, product manager al Shiftin, un soft dezvoltat de compania High-Tech Systems & Software (HTSS) care automatizează procesul de planificare a turelor de lucru şi găseşte soluţii pentru înlocuitori pentru cazurile de absenteism.
În prezent, Shiftin este folosit de companii medii şi mari din România, Slovacia, Serbia, Italia, Polonia şi Cehia
”Din perspectiva angajaţilor, 90% dintre aceştia sunt satisfăcuţi de programul de lucru generat de Shiftin. Din perspectiva angajatorului, automatizarea procesului de planificare a turelor de lucru reduce cu până la 72% costurile cu acest proces şi îi eliberează pe manageri de muncă repetitivă”, adaugă Mitu Morega.
Ultimele date publicate de Eurostat demonstrează faptul că angajații din România fac din locul de muncă o adevărată prioritate. Avem cea mai mică rată de absenteism la locul de muncă din întreaga Europă.
România, țara din UE cu cel mai scăzut nivel al absenteismului la locul de muncă. Mitu Morega, Product Manager shiftin: O companie mare pierde peste 200.000 de euro pe an din cauza absenteismului
România este țara din Uniunea Europeană cu cel mai scăzut nivel al absenteismului la locul de muncă, înregistrând o rată de doar 2.5% în trimestrul al treilea al anului 2021. La polul opus, în Suedia, rata absenteismului este de 27.8%, în vreme ce media la nivelul Uniunii Europene este de 15%, potrivit datelor Eurostat.
Chiar dacă, prin comparație cu media europeană, românii absentează puțin, pentru companiile mari, cu peste 300 de angajați, acest lucru se traduce în pierderi de sute de mii de euro.
„În România, procesul de planificare a turelor de lucru este unul anevoios și repetitiv. Managerii pot pierde chiar și până la 10 ore pe săptămână gestionând programul de lucru al angajaților iar rezultatul, nu de puține ori, este fie unul care afectează relațiile dintre angajați, fie performanța companiei.
Mai mult decât atât, în cazul unei absențe, întregul flux de lucru poate fi dat peste cap. Pe parcursul unui an, în cazul unei companii cu 300 de angajați, absenteismul provoacă pierderi de peste 200.000 euro. shiftin, softul care automatizează procesul de planificare a turelor de lucru, găsește instant soluții pentru înlocuitori pentru cazurile de absenteism, în conformitate cu legislația muncii, recomandând prezența unui număr optim de resurse în contextul oricărui obiectiv de business”, afirmă Mitu Morega, Product Manager shiftin.
shiftin, produs software românesc prezent în 6 țări În prezent, shiftin este folosit de companii medii și mari din România, Slovacia, Serbia, Italia, Polonia și Cehia. Software-ul de planificare automată a turelor de lucru se bucură și de susținerea Microsoft, prin intermediul căreia va fi accelerată expansiunea pe noi piețe.
„Faptul că am reușit să fim prezenți în șase țări și să devenim parteneri Microsoft, în timp de câteva luni, ne onorează și, în același timp, ne validează munca din ultimii patru ani. shiftin se diferențiază de alți competitori internaționali prin librăria sa vastă de reguli pe care o pune la dispoziția managerilor, dar și prin democratizarea activității de planificare a turelor de lucru, într-un mod colaborativ și optim, ținand cont atât de preferințele angajaților cât și de obiectivele de business.
Din perspectiva angajaților, 90% dintre aceștia sunt satisfăcuți de programul de lucru generat de shiftin. Din perspectiva angajatorului, automatizarea procesului de planificare a turelor de lucru reduce cu până la 72% costurile cu acest proces și îi eliberează pe manageri de muncă repetitivă”, adaugă Product Managerul shiftin.
Shiftin, un produs software românesc de programare automată a turelor de lucru, dezvoltat de htss și susținut de Microsoft, a reușit în doar trei ani să se impună atât pe piața din România, cât și pe încă alte cinci piețe europene, concurând cu cei mai importanți jucători internaționali, precum SAP sau Oracle.
„Am început să lucrăm la dezvoltarea shiftin în 2018, după ce am identificat o nevoie acută din piață. Unul dintre clienții htss își dorea să planifice automat turele de lucru ale echipelor, în funcție de mai mulți indicatori de business. Ulterior, în urma unei cercetări de piață mai ample, am identificat aceeași nevoie în cazul mult mai multor jucători din diverse industrii precum pharma, retail sau HoReCa.
Astfel, ne-am mobilizat rapid nu doar să scriem linii de cod, ci și să lucrăm alături de clienții noștri pentru a îmbunătăți constant lista de funcționalități. Astăzi, shiftin sporește eficacitatea operațională a companiilor din șase țări: România, Slovacia, Serbia, Italia, Polonia și Cehia și suntem încrezători că, în 2022, produsul nostru a ajuns la maturitatea necesară pentru a aborda și mai agresiv expansiunea în plan extern”, a declarat Mitu Morega, Product Manager shiftin.
Prin ce se diferențiază shiftin de competitorii externi
Chiar dacă unii dintre cei mai mari jucători internaționali din domeniu, precum SAP sau Oracle, au construit soluții proprii de planificare a turelor de lucru, funcționalitățile unice dezvoltate de shiftin reușesc să diferențieze în mod decisiv produsul.
Cu ajutorul unei librării ample de reguli, shiftin poate calcula nivelul optim de ture de lucru pentru angajați, ținând cont de preferințele acestora, de legislația muncii din țările în care este folosit, precum și de obiectivele de performanță trasate de manageri, pentru o planificare cât mai eficientă și pentru a evita suprasolicitarea angajaților. Automatizând toate aceste munci repetitive, un manager își eliberează până la 10 ore de lucru pe săptămână iar procesul de planificare este realizat 100% în mod obiectiv, ceea ce face ca 9 din 10 angajați să fie mulțumiți de programul de lucru generat de shiftin.
De asemenea, un diferențiator important este reprezentat de capacitatea de a propune în mod automat soluții pentru situațiile neprevăzute în care managerii se confruntă cu lipsă de personal.
Nu în ultimul rând, alte avantaje majore de care beneficiază shiftin sunt reprezentate de adaptabilitatea sporită la diverse industrii și culturi organizaționale, precum și de parteneriatul cu Microsoft, prin care este susținută ascensiunea rapidă la nivel internațional.
„Modelul de business al shiftin este SaaS. Pe lângă faptul că este modelul preferat de clienți, asigură și nevoia de scalabilitate a unui produs de acest tip. Conform studiilor proprii, nu există industrie care să nu poată fi deservită de shiftin, câtă vreme un business, single sau multi unit, are nevoie să-și planifice echipele în ture de lucru, automat sau după șabloane. Un alt avantaj este reprezentat de parteneriatul strategic cu Microsoft care, în călătoria noastră, ne recomandă și ne susține ascensiunea rapidă la nivel internațional”, adaugă Mitu Morega.
Despre High-Tech Systems & Software: htss este o companie românească specializată în furnizarea de soluții software de business. Înființată în 2012, htss și-a dezvoltat rapid portofoliul de clienți datorită preocupării pentru inovare, suport rapid și de calitate. Astăzi, portofoliul companiei numără peste 1000 de clienți din 11 țări, printre cele mai căutate soluții proprii fiind Pharmaceutical – software de gestiune a farmaciilor; telemedical – soluție de telemedicină; shiftin – software de planificare a turelor de lucru sau mindclass – platformă de e-learning.
