Industria de Retail întâmpină mari provocări în contextul social și economic din ultimii ani. Comportamentul clienților s-a schimbat – sunt mai precauți când își cheltuie banii sau și-au limitat vizitele în magazinele fizice în favoarea comerțului online. Competiția pe piața de Retail este din ce în ce mai mare, iar una dintre cele mai bune oportunități de diferențiere este eficientizarea costurilor și, mai ales, a optimizării costurilor orelor lucrate de către angajați.
Optimizarea orelor lucrate nu înseamnă întotdeauna reducerea capacității forței de muncă, așa cum este adesea înțeles, ci mai degrabă redistribuirea acestora, astfel încât acestea să fie aliniate cu traficul clienților, pentru a fi cât mai profitabile posibil.
Pentru managerii de echipe din industria de Retail, provocările sunt și mai mari, pentru că trebuie să satisfacă mai multe aspecte, precum fluctuația imprevizibilă a traficului de clienți și a vânzărilor, cerințele zilnice din ce în ce mai exigente ale angajaților, retenția acestora, susținerea creșterii business-ului, controlul asupra cheltuielilor, evitarea conflictelor legate de planificarea personalului dar și timpul acordat lunar procesului de planificare. Și mai ales, toate aceste aspecte trebuie sa fie bine încadrate de respectarea legislației muncii.
Iată câteva bune practici pe care le puteți implementa imediat pentru a optimiza planificarea timpului lucrat pentru angajați:
1) Folosiți un instrument software aplicat pentru Retail
Un astfel de software vă poate digitaliza și ulterior optimiza procesul de planificare. Alegeți unul care vă permite să integrați toate procesele, de la administrarea resurselor umane, la planificare, prezență, pontaj și salarizare. Informația va circula trasabil și automat, efortul depus în fiecare dintre aceste etape va fi optimizat la maximum pentru echipele de Resurse umane.
2) Planificați turele de lucru pornind de la previziunile de vânzări sau traficul de clienți așteptat
Fie că folosiți șabloane create conform curbei de business din cursul zilei sau direct obiectivele de business pentru perioada pe care doriți să o planificați, un algoritm inteligent al unui software de planificare , vă poate propune structura de ture de lucru optime adaptate afacerii, care să elimine problemele care pot apărea în programarea turelor de lucru ale angajaților. În câteva secunde, la un click distanță. Astfel, veți avea o bună viziune globală asupra capacităților necesare în raport cu ambiția de business. Totodată, veți lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la echipele supra-structurate sau deficitare.
3) Planificările cu timp flexibil au un impact pozitiv asupra mai multor aspecte importante ale business-ului
Timpul de lucru flexibil este benefic din mai multe perspective:
- Vă poate susține o mai bună disponibilitate în momentele cheie din zi sau din lună, precum vârfurile de trafic de clienți sau umplerea rafturilor cu produse în concordanță cu volumele livrate.
- Va susține reducerea absenteismului, pentru că timpul de lucru poate fi stabilit împreună cu angajatul în funcție de prioritățile din viața personală
- Va fi un bun diferențiator pentru recrutarea unor profiluri variate si diversificate
- Va crește angajamentul și satisfacția angajaților
4) Țineți sub control orele suplimentare ale angajaților, folosind o structură variată de norme
Având în structura echipelor, profiluri cu timp parțial și angajați full-time, puteți gestiona mult mai rapid și dinamic acoperirea turelor de lucru pe vârfuri de trafic sau activitate. Orele planificate în turele fixe pentru angajații full-time pot fi de multe ori neproductive.
5) Agreați împreună cu angajații dacă orele lucrate pot fi utilizate pentru polivalență sau pentru a acoperi turele descoperite în alte locații sau departamente.
Angajații pot fi interesați de mobilitate și flexibilitate, atunci când viața personală le permite.
Adesea, optimizarea distribuirii orelor lucrate înseamnă refolosirea acestora la locul potrivit și în momentul potrivit. Acest lucru poate însemna și faptul că un angajat dintr-un magazin ar putea fi disponibil și interesat să lucreze punctual și în alt magazin care îi este mai aproape de casă, sau de școala copilului. Puteți folosi și elemente de recompensă pentru angajații care efectuează turele descoperite dificile. Cu siguranță, costurile vor fi mult optimizate iar angajații își pot rotunji veniturile cât și când decid ei.
Un software de planificare inteligent vă poate oferi cele mai bune sugestii de persoane eligibile și disponibile, iar angajații își pot oferi disponibilitatea în timp real, folosind aplicația de mobil.
6) Utilizați planificări cu șabloane ciclice conform unui model prestabilit
Angajații voștri vor aprecia predictibilitatea timpului lor de lucru și atâta timp cât aceștia au fost consultați în elaborarea lui, munca lunară de planificare va scădea fundamental, ajutându-vă să refolosiți timpul în scopuri comerciale, de exemplu.
7) Consultați-vă angajații în privința preferințelor și disponibilității lor de a lucra
În piața muncii de astăzi, angajații au posibilitatea de a alege între mai multe opțiuni. Și vor alege jobul care le aduce cea mai mare satisfacție. Aceasta poate însemna considerație, calitatea vieții, venituri variabile, posibilitatea de a decide cât și când lucrează.
În fond, planificarea timpului de lucru al angajaților poate fi cea mai bună pârghie către satisfacția la locul de muncă. Iar calitatea vieții înseamnă și control asupra echilibrului viață personală și muncă.
Cum vă putem ajuta noi?
Vă punem la dispoziție:
- O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să vă acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.
- Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizați, care să vă ajute să digitalizați și să automatizați procesul de planificare al angajaților, pentru a vă susține performanța în business.
Despre autor:
Alina Raicu-Vitan
Product Owner shiftin, cu expertiza în Excelența Operațională în Operațiuni și Resurse Umane, Change Management și Strategie de Planificare