Category: RESURSE

Overview asupra importanței unui plan de digitalizare HR în 2023

În mediul de lucru de astăzi, aflat în continuă schimbare, digitalizarea proceselor de human resources (HR) a devenit un instrument esențial pentru ca organizațiile să își maximizeze performanța și să eficientizeze costurile. Importanța unui plan de digitalizare HR pentru planificarea schimbului de angajați în 2023 este evidentă.

Conform unui studiu realizat de McKinsey utilizarea tehnologiei pentru a automatiza anumite procese în vederea îmbunătățirii performanței și a eficientizării costurilor este esențială în orice plan de digitalizare HR al fiecărei organizații. De asemenea, importanța de a avea o abordare cuprinzătoare bazată pe date pentru gestionarea angajaților este necesară deoarece acest lucru poate ajuta organizațiile să ia decizii în cunoștință de cauză atunci când vine vorba de planificarea turelor angajaților. Organizarea în jurul experienței angajaților prin adoptarea unei abordări similare cu cea prin care retailerii definesc customer journeys – în acest caz, prin identificarea momentelor care contează cel mai mult pentru angajați și prin alocarea resurselor în consecință. De exemplu, momentele critice pentru angajați ar putea include procesul de recrutare, cel de onboarding,  planificarea turelor angajaților, precum și evaluările de performanță și promovările.

Beneficiile unui plan de digitalizare HR pentru planificarea turelor angajaților

Digitalizarea muncii în schimburi, prin intermediul unei soluții software de planificare automată a turelor de lucru, oferă o mai bună implicare a angajaților, o mai mare eficiență și economii de costuri.

Îmbunătățirea implicării angajaților

Unul dintre cele mai notabile beneficii ale unui plan de digitalizare HR pentru planificarea turelor angajaților este îmbunătățirea implicării angajaților. Utilizând un calculator de ture, angajații pot vizualiza cu ușurință turele viitoare, pot schimba turele cu colegii de muncă și pot solicita timp liber.

Eficiență sporită

Această transparență și flexibilitate sporită duce la o mai mare satisfacție și implicare a angajaților. În plus, digitalizarea muncii în schimburi duce la o mai mare eficiență.

Eficientizarea costurilor

Prin automatizarea procesului de planificarea turelor angajaților, organizațiile pot crea și edita rapid programele acestora, eliminând erorile manuale și economisind timp. Această eficiență îmbunătățită poate duce la reducerea costurilor, deoarece organizațiile pot deveni mai performante cu mai puține resurse.

În ciuda provocărilor potențiale, organizațiile ar trebui să înceapă călătoria de digitalizare pentru a rămâne competitive într-un mediu de lucru în continuă schimbare.

Cum te putem ajuta noi în procesul de digitalizare?

Îți punem la dispoziție:

O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să te acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.

Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi conștientizate, care să te ajute să digitalizezi și să automatizezi procesul de planificare al angajaților, pentru a-ți susține performanța în business.

Poți testa eficiența planificării a turelor de lucru cu shiftin, solicitând un demo gratuit.

Digitalizarea a adus schimbări semnificative în diverse industrii, inclusiv în sectorul resurselor umane. Odată cu utilizarea din ce în ce mai intensă a tehnologiei, procesele de resurse umane au devenit mai eficiente.

Digitalizarea proceselor de resurse umane

Când vine vorba de digitalizare, aceasta a eficientizat procesele de resurse umane prin automatizarea sarcinilor repetitive, prin reducerea muncii manuale și prin furnizarea de date în timp real. Cu ajutorul instrumentelor digitale, cum ar fi software-ul de resurse umane bazat pe cloud și aplicațiile mobile, echipele de resurse umane pot gestiona cu ușurință diverse funcții necesare în procesele lor.

De exemplu, prin digitalizare, se poate automatiza programarea și evidența timpului. O altă funcționalitate este monitorizarea prezenței angajaților, urmărirea performanței angajaților și generarea unor rapoarte în timp real.

Gestionarea muncii în schimburi

Munca în ture este răspândită în industrii precum sănătatea, comerțul și industria ospitalității. Gestionarea programelor de lucru în ture poate fi o provocare, mai ales atunci când angajații lucrează în mai multe schimburi, iar acestea se schimbă frecvent. Prin digitalizare, munca în ture este mai ușor de gestionat și mai eficientă.

Cu ajutorul proceselor de digitalizare, cum ar fi un software de programare a angajaților, echipele de resurse umane pot crea și gestiona cu ușurință programele de lucru în ture. Aceste instrumente le permit să definească turele, să repartizeze angajații pe anumite ture și să urmărească prezența lor. De asemenea, ele pot utiliza analiza predictivă pentru a prognoza cererea de angajați și pentru a optimiza programele de lucru în ture astfel încât să se asigure că există în permanență un număr suficient de angajați la programul de lucru.

Beneficiile digitalizării pentru munca în ture

Procesele de digitalizare ce țin de resurse umane are numeroase beneficii pentru gestionarea muncii în ture. Iată câteva dintre principalele avantaje:

O perspectivă mai clară

Cu ajutorul instrumentelor digitale, echipele de resurse umane se pot asigura că programele sunt în conformitateși actualizate. Acest lucru poate preveni conflictele de programări, reduce absenteismul și îmbunătățește satisfacția angajaților.

Crește productivitatea

Atunci când departamentele de resurse umane decid să adopte procese de digitalizare, îmbunătățirile se pot vedea destul de repede prin reducerea sarcinii administrative, permițându-le să se concentreze pe sarcini mai strategice. Acest lucru, la rândul său, poate îmbunătăți productivitatea și poate duce la rezultate mai bune ale business-ului.

Crește gradul de implicare al angajaților

Decizia de digitalizare poate face ca munca în ture să fie mai transparentă și mai previzibilă, ceea ce poate îmbunătăți angajamentul și satisfacția angajaților. Instrumentele digitale le pot oferi angajaților acces în timp real la programul lor, permițându-le să-și planifice timpul mai eficient.

Reduce costurile

Automatizarea proceselor de resurse umane poate duce la economii semnificative de costuri pentru organizații. De exemplu, poate reduce nevoia de muncă manuală și de procese bazate pe formatul standard, tipărit pe hârtie.

Atunci când este adoptată, decizia de digitalizare are un impact profund asupra gestionării muncii în schimburi. Pe măsură ce tehnologia continuă să evolueze, este probabil ca digitalizarea să devină și mai importantă pentru gestionarea muncii în ture.

Cum te putem ajuta noi?

Vă punem la dispoziție, ție și echipei tale:

Echipa noastră cu vastă expertiză de business și resurse umane care să vă acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.

Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizați, care să vă ajute să digitalizați și să automatizați procesul de planificare al angajaților, pentru a vă susține performanța în business.

Solicită gratuit un demo și testează opțiunile de planificare resurse umane.

Importanța creșterii ratei de retenție a angajaților

Retenția angajaților este un factor important pentru orice business, deoarece ajută la asigurarea faptului că organizația are o forță de muncă stabilă și își poate menține operațiunile. Creșterea ratei de retenție a angajaților poate avea o serie de beneficii, cum ar fi reducerea costurilor asociate cu angajarea și formarea de noi angajați și creșterea motivației și a productivității angajaților. O modalitate de a crește retenția angajaților este digitalizarea proceselor de human resources (HR).

Potrivit unui studiu Statista din 2022, mai mult de jumătate dintre organizațiile care și-au digitalizat procesele de HR au raportat o creștere a ratei de retenție a angajaților. În plus, studiul a arătat că aceste organizații au înregistrat o scădere a ratei de fluctuație a angajaților și o creștere a engagement-ului acestora. Mai mult, procesele de resurse umane digitalizate sunt folosite pentru a reduce timpul și costurile de recrutare și formare a angajaților, precum și pentru a îmbunătăți calitatea generală a procesului de angajare.

Digitalizarea proceselor de HR

Digitalizarea proceselor de HR poate contribui la automatizarea sarcinilor administrative, la eficientizarea evaluărilor de performanță și la îmbunătățirea comunicării.

Automatizarea sarcinilor administrative

Automatizarea task-urilor administrative poate contribui la reducerea timpului și a efortului depus pentru sarcini repetitive, eliberând personalul de HR pentru a se concentra pe task-uri mai importante.

Raționalizarea evaluărilor de performanță

Raționalizarea evaluărilor de performanță poate contribui la asigurarea unei evaluări corecte și consecvente a angajaților și poate ajuta la identificarea domeniilor în care angajații au nevoie de formare sau sprijin suplimentar.

Îmbunătățirea comunicării

Îmbunătățirea comunicării poate contribui la asigurarea faptului că angajații sunt conștienți de drepturile și responsabilitățile lor și poate contribui la promovarea unui mediu de lucru pozitiv.

Implementarea digitalizării în procesele de HR  

Pentru a implementa procese digitale de HR, organizațiile trebuie să investească în tehnologia necesară și să își instruiască angajații pentru a o utiliza.

Investiția în tehnologia potrivită poate contribui la asigurarea unei desfășurări fluide și eficiente a procesului și poate ajuta la reducerea costurilor asociate proceselor manuale.

Instruirea angajaților pentru a utiliza tehnologia poate contribui la asigurarea faptului că aceștia se simt confortabil cu procesul și îl pot utiliza în mod eficient. În plus, organizațiile ar trebui să stabilească politici și proceduri clare pentru digitalizarea proceselor de HR, astfel încât angajații să fie conștienți de drepturile și responsabilitățile lor.

În concluzie, digitalizarea proceselor de HR poate fi o modalitate eficientă de a crește gradul de retenție al angajaților. Automatizarea sarcinilor administrative, eficientizarea evaluărilor de performanță și îmbunătățirea comunicării pot contribui la reducerea costurilor asociate cu angajarea și formarea noilor angajați și pot contribui la creșterea motivației și a productivității acestora. Investiția în tehnologia potrivită și instruirea angajaților pentru a o utiliza pot contribui la asigurarea unei desfășurări fluide și eficiente a procesului, iar stabilirea unor politici clare poate contribui la asigurarea faptului că angajații sunt conștienți de responsabilitățile lor.

Cum te putem ajuta noi?

Îti punem la dispoziție:

O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să te acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.

Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizezi, care să te ajute în digitalizaere și să automatizezi procesul de planificare al angajaților, pentru a-ți susține performanța în business.

Solicită un demo și testează gratuit opțiunile de planificare resurse umane.

Situația actuală de pe piața muncii pune o presiune majoră pe mediul de business în ceea ce privește structurile optime de angajați aduse în fața nevoilor din ce în ce mai exigente ale clienților.
Se observă o discrepanță între numărul de profesioniști cerut de piață și viteza cu care aceștia pot fi atrași de companii. De cele mai multe ori, companiile încearcă să facă foarte multe lucruri deodată alocând timp puțin și investiții minore . Prinse în această dinamică, de cele mai multe ori, companiile ajung să planifice structurile existente de angajați cu o inerție dată de obișnuință sau de cutume care nu mai țin pasul cu viața dinamică a omului modern.
Nu de puține ori am auzit, în ultima vreme, sintagma “planificarea pontajului”, pentru că planificarea angajaților a devenit un proces repetitiv, sec, pur operațional. Practic, strategia este condusă de situația existentă și nu de nevoia reală de business.

Planificarea strategică a forței de muncă reprezintă, de fapt, analiza datelor istorice și luarea celei mai bune decizii pentru momentul actual și pentru viitor. Vă ajută să aveți vizibilitate asupra a ceea ce urmează și să concluzionați dacă ceea ce aveți în acest moment este suficient sau prea mult pentru nevoia de mâine.

Dacă faceți planificarea angajaților dumneavoastră fără a porni de la o analiză de capacitate optimă în relație cu nevoia de business, sunt șanse mari să observați că toate costurile cu personalul vor afecta major, în sens negativ, rentabilitatea afacerii pe care o gestionați.

Planificarea strategică a angajaților

O definiție simplă a planificării strategice ar fi: persoana potrivită este planificată la momentul potrivit și desfășoară activitatea potrivită.

Spre deosebire de planificarea operațională, care este mereu pe termen scurt, ineficientă, impune decizii spontane, luate în situații critice, cu costuri ridicate, planificarea strategică a angajaților oferă companiilor viziune pe termen lung și un plan structurat, eficient din punct de vedere al costurilor, bazat pe calcule matematice.

Planificarea strategică a angajaților vă ajută la corelarea comportamentului și a nevoilor clienților cu capacitatea de personal. Odată cu aceasta, în relație cu structura de personal a companiei dumneavoastră, veți știi:

• dacă are prea mulți sau prea puțini angajați, în raport cu nevoia dată de predicția de business;
• dacă structura de capabilități ale angajaților este în concordanță cu cele cerute de clienți;
• dacă gradul de încărcare a personalului este unul optim, atât pentru a susține nevoia de business, cât și pentru a crea un cadrul de echilibru muncă-viață privată pentru acesta;
• dacă o planificare cu timp flexibil  ar putea fi o pistă de optimizare a distribuirii orelor plătite, dar și de creștere a angajamentului și satisfacției angajaților.

Pentru a demara o abordare strategică a planificării angajaților pentru compania dumneavoastră, va trebui să aveți în vedere următoarele acțiuni:

• Aduceți în jurul subiectului actorii cu impact și afectați de acest demers: resurse umane, manageri operaționali, planificatori, payroll etc;
• Definiți o strategie de planificare, adaptată afacerii dumneavoastră ;
• Constatați care este procesul actual de planificare al angajaților;
• Analizați structura capitalului de resurse umane al companiei;
• Analizați comportamentul clienților și identificați obiectivele de business relevante pentru planificarea angajaților;
• Accesați un instrument software de planificare al angajaților care să vă ajute să digitalizați, să automatizați și să auditați procesele de planificare, pentru un maxim de eficiență;
• Aveți în minte un proces de management al schimbării, de îndată ce v-ați decis asupra unei noi abordări a procesului de planificare.

Dacă aveți ca obiectiv continuitatea și creșterea afacerii dumneavoastră, țineți cont de faptul că performanța este o consecință a unei bune planificări și nu un eveniment accidental.

Fără să abordați o planificare strategică:

• Veți avea provocări în atingerea obiectivelor companiei;
• Vă veți confrunta cu situații neplăcute de turnover, absenteism sau burnout;
• Vor crește costurile provenite din orele lucrate suplimentar;
• Va scădea productivitatea și nivelul de satisfacție al angajaților care lucrează sub presiune;
• Veți suferi din cauza calității slabe a serviciului clienți sau a risipei de bunuri sau mărfuri.

Cum vă putem ajuta noi?

Vă punem la dispoziție:

• O echipă cu expertiză de business și resurse umane care să vă acompanieze în etapele de definire a cadrului și a strategiei de planificare a capitalului uman, precum și în managementul schimbării.
• Un instrument software – shiftin – creat pornind de la aceleași nevoi pe care le conștientizați, care să vă ajute să digitalizați și să automatizați procesul de planificare al angajaților, care prezintă o serie de beneficii importante pentru a vă susține performanța în business.

Despre autor:

Alina Raicu-Vitan

Product Owner shiftin, cu expertiza în Excelența Operațională în Operațiuni și Resurse Umane, Change Management și Strategie de Planificare